REGISTRO MERCANTIL
El Registro Mercantil puede ser entendido desde tres puntos de vista:
– como institución jurídica.
– como oficina pública.
– como conjunto de libros.
I.- En su concepto más amplio, el Registro Mercantil es un instrumento de publicidad cuya misión es facilitar al público ciertos datos importantes para el tráfico mercantil relativos a los empresarios y las sociedades, cuya investigación sería difícil o imposible sin la institución del Registro. El Registro Mercantil es, pues, un instrumento de publicidad para la vida mercantil.
El Registro Mercantil podría definirse como aquella institución jurídica y pública que, a cargo del Registrador Mercantil, tiene por objeto la publicidad, por el sistema de folio personal, de los sujetos inscribibles en él y de los actos y relaciones jurídicas concernientes a los mismos susceptibles de inscripción, así como la llevanza de otras funciones que le han sido encomendadas.
II.- Como oficina pública, el Registro Mercantil se definiría como aquella oficina pública, radicada en todas las capitales de provincia y en las poblaciones donde reglamentariamente se establezca, que está a cargo de uno o varios Registradores de la Propiedad, con la cualidad de Registradores Mercantiles, y que depende, de modo inmediato, de la Dirección General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia.
III.- En su tercera acepción, el Registro Mercantil está formado por el conjunto de libros, legajos y documentos depositados en el Registro, bajo la responsabilidad del Registrador Mercantil y respecto de los cuales puede ser considerado su archivero natural.
El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
1) Los empresarios individuales.
2) Las sociedades mercantiles.
3) Las sociedades civiles, cualquiera que sea su objeto, siempre que tengan forma mercantil.
4) Las entidades de crédito y de seguros, así como las entidades de garantía recíproca.
5) Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
6) Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la Ley.
7) Los actos y contratos que establezca la Ley.
Además, al Registro Mercantil se le imponen otras funciones, como son, además de las que puedan ser establecidas por las leyes, la legalización de los libros de los empresarios, el nombramiento de expertos y auditores de cuentas y el depósito y la publicidad de los documentos contables.
El Registro Mercantil se organiza sobre la base de un Registro Central y varios territoriales.
Los Registros Mercantiles territoriales estarán establecidos en todas las capitales de provincia y, además, en las ciudades de Ceuta, Melilla, Ibiza, Mahón, Puerto de Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera y Valverde.
En Madrid se establece además un Registro Mercantil Central, de carácter meramente informativo, a cuyo cargo estará el Boletín Oficial del Registro Mercantil.
(Ir a Directorio de Registros en Baleares)
Los Registradores Mercantiles territoriales tienen la obligación de remitir al Registrador Mercantil Central, dentro de los tres días hábiles siguientes a aquel en que se haya practicado un asiento (o dentro de los tres primeros días hábiles de cada mes, si se trata de depósitos), los datos necesarios para la publicación de los mismos en el BORME (artículo 384 RRM).
Formalmente, el BORME consiste en una publicación dividida en dos secciones:
– Sección Primera, denominada de “Empresarios”, que comprende los datos remitidos, vía Registro Mercantil Central, por los Registros territoriales relativos a los actos inscribibles en éstos. Tiene, a su vez, dos apartados: “Actos inscritos” y “Otros actos publicados en el Registro Mercantil”.
– Sección Segunda, o de “Anuncios y avisos legales”, que son remitidos directamente por los interesados (ej. convocatoria de Juntas, acuerdos de fusión, etc.).
La edición del BORME está encomendada al Organismo autónomo BOE.
El BORME se publica diariamente, excepto sábados, domingos y días festivos en la localidad donde se edite el boletín (Madrid).
Según una Orden Ministerial de 1.991, en todos los Registros Mercantiles y en el Registro Mercantil Central existirá una colección del BORME a disposición del público para su libre consulta.
Existen diversos tipos de inscripción:
– meramente informativa, propia de los sistemas de transcripción, ya que se limita a copiar o archivar los documentos presentados – constitutiva, necesaria para que el sujeto, acto o contrato nazca, se modifique o extinga jurídicamente.
– declarativa, que se contrapone a la constitutiva en que el acto o contrato existe sin necesidad de su inscripción, aunque ésta robustece sus efectos jurídicos.
– potestativa o voluntaria, que frente a la llamada obligatoria, deja a la voluntad de los interesados la inscripción o no, sin que la falta de ésta acarree sanciones.
– obligatoria, que será aquella que comporta una penalidad si no se practica o, al menos, una eventual responsabilidad en el caso de que no la solicite aquel que tiene el deber de hacerlo, pero sin que la falta de inscripción determine más consecuencias que la no producción del efecto jurídico a ella subordinado o la no protección inherente a la fe pública del Registro, o la inoponibilidad del acto no inscrito.
En nuestro sistema registral encontramos casos de inscripción potestativa, obligatoria e incluso constitutiva.
Caben tres posibilidades:
1) certificación expedida por el Registrador, que podrá ser tanto de los asientos del Registro como de los documentos archivados o depositados en el mismo.
2) nota simple informativa, literal o en relación.
3) copia de los documentos archivados o depositados en el Registro.
Las certificaciones se expedirán en el plazo de CINCO DÍAS desde su solicitud (articulo 77,6 RRM). Las notas simples y las copias en el plazo de TRES DÍAS (articulo 78,2 RRM).
Por otra parte, se podrán consultar los datos relativos al contenido esencial de los asientos por medio de ordenador (articulo 79 RRM). Los interesados podrán acceder a la publicidad formal del Registro a través del FLEI (Fichero Localizador de Entidades Inscritas), red telemática de información mercantil a la que se puede acceder a través de Internet.
Se aplicarán a los Registros Mercantiles las normas sobre publicidad telemática contenidas en La Ley Hipotecaria.
Sin perjuicio del contenido propio de la publicidad mercantil –esto es, todo lo que resulte de los libros o de los archivos del Registro-, los Registradores Mercantiles podrán hacer constar en la publicidad formal que expidan la circunstancia de que la sociedad o entidad inscrita ha depositado condiciones generales de sus contratos en la Sección Sexta del Registro de Bienes Muebles (artículo 34.3 Ordenanza para el Registro de Venta a Plazos de Bienes Muebles).
¿Cómo puede obtenerse la publicidad del Registro Mercantil?
Las certificaciones y notas simples podrán solicitarse y obtenerse por personación en la oficina, por correo o por vía telemática, debiendo el Registrador remitirla por el procedimiento solicitado.
Reglamentariamente se regularán los requisitos para poder obtener las certificaciones por vía telemática por lo que, hasta que se dicten las normas correspondientes, las solicitudes de certificación por vía telemática se remitirán por correo (artículo 77,3 RRM).
Además, se podrá consultar el contenido de las hojas registrales a través del FLEI (Fichero Localizador de Entidades Inscritas), mediante Internet.
Las certificaciones podrán ser actualizadas, a petición del interesado, por otras extendidas a continuación (articulo 77,5 RRM).
Publicidad formal de las cuentas anuales
Se puede hacer efectiva a través de los siguientes medios:
1) certificación expedida por el Registrador dentro de los CINCO DÍAS siguientes a la solicitud.
2) copia de los documentos depositados que se expedirá en el plazo de TRES DÍAS desde su solicitud, con indicación del número de hojas, de la fecha en que se extienden y consignándose el sello del Registrador.
La copia podrá expedirse en soporte informático.
LEGALIZACIÓN DE LIBROS
¿Quién puede legalizar sus libros en el Registro Mercantil?
El Código de Comercio impone a todo empresario la obligación legal de legalizar sus libros en el Registro Mercantil (artículo 27). Sin embargo, esta obligación no se limita sólo a aquellos que tengan la consideración de empresarios, pues una Ley de 1.994 (en concreto, la Disposición adicional séptima de la Ley 30/1994, de 24 de noviembre, de Fundaciones y de Incentivos Fiscales a la Participación Privada en Actividades de Interés General) amplía la obligación a todos los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades, por lo que, también legalizarán sus libros contables en el Registro Mercantil, las Fundaciones, Asociaciones, Cooperativas, Comunidades de Bienes, etc..
Además, los comerciantes individuales, aunque no estuvieren inscritos en el Registro Mercantil (dado que para ellos la inscripción es potestativa), cuando estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en el régimen de estimación directa, deberán llevar su contabilidad según las normas del Código de comercio, por lo que deberán diligenciar sus libros en el Registro Mercantil (artículo 67 Reglamento del IRPF).
¿Qué libros han de llevar los empresarios?
Sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, los empresarios llevarán necesariamente los siguientes libros:
– Libro de Inventarios y Cuentas anuales
– Libro Diario
– Las sociedades llevarán, además, un libro de Actas para cada órgano, que habrá de legalizarse necesariamente antes de su utilización (artículo 106 RRM).
– También las sociedades deberán llevar un libro registro de acciones nominativas (para las sociedades anónimas y comanditarias por acciones) o un libro registro de socios (para las sociedades de responsabilidad limitada)
¿Dónde y cuándo se han de legalizar los libros de los empresarios?
Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios, así como cualesquiera otros que lleven en el ámbito de su actividad, se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio (artículos 27 C de c y 329 RRM), y dependiendo de su clase, se hará en los siguientes plazos:
– si se presentan antes de su utilización, en cualquier momento.
– si están formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización en ellas de asientos o anotaciones por cualquier procedimiento idóneo, antes de que transcurran los CUATRO MESES siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (artículo 333 RRM).
Cuando los libros se formen después de su utilización, deberán estar encuadernados de manera que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos practicados en ellos. Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados (artículo 333 RRM).
En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal se admitirán, pero el Registrador lo hará constar así en la diligencia del libro y en el asiento correspondiente del libro de legalizaciones.
DEPOSITO DE CUENTAS ANUALES
¿Qué son las cuentas anuales?
La legislación mercantil establece que todo empresario está obligado a formular cuentas anuales de manera que pueda tenerse una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de la marcha de la empresa. Esta información va destinada a una diversidad de personas que, ajenas a la gestión de la empresa, se encuentran interesadas en la situación de la misma por muy diversas razones (accionistas, trabajadores, acreedores, Administración,…).
¿Qué documentos forman las cuentas anuales?
Las cuentas anuales están formadas por:
a) El balance, que recoge, con la debida separación, los bienes y derechos que constituyen el activo de la empresa, y las obligaciones que forman el pasivo de la misma.
Una regla básica para saber si un balance está bien formulado es la de que el activo y el pasivo siempre han de ser iguales. Ello es así porque cada derecho adquirido por la empresa genera una o más obligaciones de igual valor que ese derecho, del mismo modo que cada obligación contraída genera derechos de idéntico importe. Pensemos que el activo está constituido por todos los bienes que adquiere la empresa (por ejemplo, el dinero que le presta un banco, los bienes que aportan los socios, las ganancias que obtienen por su actividad, etc.), mientras que el pasivo lo definimos como la forma de financiarse la empresa (es decir, los medios para obtener fondos), por lo que forma parte de él los préstamos que se obtienen de los bancos, el capital que se formó con las aportaciones de los socios o la deuda que se tiene con los socios a costa de las ganancias no repartidas. Es decir, cada partida del activo tiene su contrapartida en una del pasivo, por lo que siempre han de ser iguales.
b) La cuenta de pérdidas y ganancias, que con igual separación, comprende los ingresos y los gastos del ejercicio, y por su diferencia, el resultado del mismo.
A diferencia del balance, que es una expresión global del patrimonio de la empresa, la cuenta de pérdidas y ganancias refleja los movimientos contables del ejercicio.
c) La memoria, que completará, ampliará y comentará la información contenida en los dos anteriores.
En algunos casos, junto a las cuentas anuales, pero sin formar parte de ellas, deber presentarse el llamado informe de gestión, que recogerá una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación de la sociedad e informará sobre los acontecimientos importantes para la sociedad ocurridos después del cierre de ejercicio así como la evolución previsible de aquélla.
Clases de cuentas anuales
Las cuentas anuales pueden formularse de dos formas:
a) Abreviada (para aquellas sociedades que no estén obligadas a formularlas de forma normalizada por no tener que verificarlas con informe de auditor)
Podrán formular balance abreviado las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de los tres límites siguientes:
– activo de 395 millones de pesetas.
– cifra anual de negocios de 790 millones de pesetas.
– 50 empleados de media en el ejercicio.
Por otra parte, podrán formular la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de los tres límites siguientes:
– activo de 1.580 millones de pesetas.
– cifra anual de negocios de 3.160 millones de pesetas.
– 250 empleados de media en el ejercicio.
b) Normalizada, que es la regla general para las sociedades que no presenten las cuentas en forma abreviada.
Deberán presentar sus cuentas en esta forma los grupos de empresas, las sociedades que por su volumen superen los límites antes señalados, así como algunas en razón de su actividad, como las que cotizan en bolsa, entidades financieras, las aseguradoras, etc.
¿Quién y cuándo debe formular las cuentas anuales?
Según el Código de Comercio, todo empresario está obligado a formular las cuentas anuales de sus empresas al cierre del ejercicio.
En el caso de sociedades deberán formularlas sus administradores en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social. Teniendo en cuenta que el cierre normal es el 31 de diciembre (salvo mención expresa en los Estatutos para las sociedades anónimas o casos de fusión, etc.), la fecha límite habitual será el 31 de marzo.
La misma obligación incumbe a los liquidadores respecto al estado anual de cuentas de la liquidación (artículo 365 RRM).
¿Dónde y cuándo se presentan a depósito las cuentas anuales?
Se presentan en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la entidad depositante. Excepcionalmente, si concurren razones de urgencia o necesidad, podrán presentarse las cuentas en el Registro Mercantil o de la Propiedad del distrito en que se hayan otorgado para que se remitan al Registro Mercantil competente, por medio de telefax o procedimiento similar, los datos necesarios para la práctica en éste del asiento de presentación correspondiente, conforme a los artículos 46 y siguientes del RRM.
Deberán presentarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General. Ello supone que si se apura el límite legal para la aprobación de las cuentas por la Junta General (normalmente, el 30 de junio) las cuentas deberán presentarse hasta el 30 de julio incluido, salvo que caiga en festivo, en cuyo caso puede realizarse el primer día hábil siguiente.
Si se presentaren después del plazo fijado se admitirá el depósito, pero con la nota de presentación fuera de plazo, a efectos de eventuales sanciones.
